Directivos
2009 - 2010

Administrar un proyecto en Rotary no es un ejercicio diferente al aplicado en la empresa, en la industria o en la academia para realizar con éxito un proyecto, es decir, un proceso que se desarrolla a través de doce (12) etapas que requieren el uso de habilidades y herramientas administrativas. Debemos diferenciar entre lo que es el trabajo del proyecto en sí mismo (Diseño, planeación e implementación), actividades éstas que se pueden dirigir y la administración del proyecto. Aquí pretendo centrarme en cómo dirigir un proyecto mediante la pedagogía del triángulo; las 12 etapas de la administración de proyectos las analizaremos en la próxima entrega del boletín.

Todo proyecto tiene tres elementos esenciales:
• El proyecto en sí, que responde al qué y al para qué, tiene metas y objetivos concretos y busca unos resultados.
• Recursos necesarios para realizar el proyecto. Responde al cómo.
• Tiempo de inicio, ejecución y entrega del proyecto. Responde al cuándo.

Todo proyecto se diseña mediante tres características:
• Objetivos: define los alcances del proyecto y los logros a obtener.
• Tareas: actividades a desarrollar para obtener los objetivos propuestos.
• Estructuras: organización de las tareas y objetivos.

Los recursos del proyecto son de tres tipos:
• Fijos: son los espacios, muebles, lugares, equipos y logística necesarios para el desarrollo del proyecto.
• Humanos: son las personas asignadas al proyecto.
• Presupuesto: dinero y finanzas puestos al servicio del proyecto.

El tiempo se maneja respondiendo tres preguntas:
• ¿Cuál es el tiempo disponible del proyecto? Se hace referencia a una fecha de iniciación y a otra de entrega.
• ¿De cuánto tiempo dispone el equipo asignado al proyecto? Se trabaja con horas laborables y disponibilidad de recursos.
• ¿Cuál es el ahorro en tiempo que se puede lograr en el proyecto? Esto conduce a una flexibilidad en los tiempos de entrega.

El manejo del tiempo debe aportar tres resultados:
• Total de horas laborables del proyecto.
• Un calendario de actividades.
• Unas fechas límites de cumplimiento y de finalización.

El tiempo en un proyecto determina tres fases:
• Planeación: se diseña cómo se va a realizar el trabajo y se elabora un Plan de trabajo.
• Ejecución: se asignan actividades, tareas y tiempos, además de recursos.
• Evaluación: se retroalimentan metas y resultados.

La gente es la responsable del éxito del proyecto; hay tres aspectos críticos a tener en cuenta:
• Liderazgo: se relaciona directamente con la calidad del proyecto y su desarrollo. Alguien debe ir mostrando el camino.
• Comunicación: mantiene la unión e información entre los miembros del proyecto. Aporta cohesión y convicción.
• Crecimiento personal: llena las expectativas laborales, profesionales, sociales y familiares del trabajador.

La comunicación debe darse sobre tres actividades:
• Motivación: a quienes participan del proyecto para lograr metas y objetivos.
• Información: sobre el desarrollo y cumplimiento del proyecto periódicamente a cada uno de los implicados en el proyecto.
• Monitoreo: permanente del progreso del proyecto.

El riesgo en el proyecto se manifiesta en tres instancias:
• Problemas: pueden convertirse en situaciones que impiden el progreso del proyecto.
• Cambios externos: se presentan por incumplimiento en tiempo o cambios en la calidad o diseño de productos y pueden afectar los costos del proyecto en materia grave.
• Imprevistos: causados por condiciones no tenidas en cuenta durante la etapa de planeación, que impactan negativamente el progreso del proyecto.
Finalmente, dirigir un proyecto es organizar y administrar el tiempo y los recursos disponibles para realizar un conjunto de tareas según ciertos objetivos y criterios de calidad específicos, liderando un equipo para obtener el éxito en un proyecto. Usualmente, éxito se define como el logro de objetivos propuestos, lo antes posible. En realidad, los mejores síntomas de éxito en un proyecto son la actitud del equipo, la capacidad del líder para defenderlo, la calidad del plan de desarrollo, su valor comercial, el apoyo de la gerencia superior y las tradiciones de la organización.
Dirigir un proyecto es una gran responsabilidad no sólo por el valor de los recursos sino también porque están en juego la motivación y el desarrollo de las personas de una comunidad.

Bibliografía:
www.webtaller.com Administración de proyectos.
www.youtube.com/watch?v=7C4BrB7DZZk
Harvard Total Project Management Program.